Hogyan segíti a digitalizáció az eladások adminisztrációját?
Ne felejtsük el, hogy az üzleti folyamataink digitalizációjával érdemes az ügyfél, optikán belüli útját követni, azaz először a látásvizsgálat, majd a szemüvegrendelés folyamatát fejleszteni. Az eladások adminisztrációjában akkor tud hatékony segítség lenni egy digitális eszköz, például a clearvis.io, ha a szemüvegrendelések már elektronikusan vannak rögzítve.
Pénztárgép és számlázóprogram integráció
Érdemes összekapcsolni a programunkat a pénztárgéppel, így amikor az eladást rögzítjük, a pénztárgépen automatikusan ki tud jönni a nyugta, oda már semmit nem kell beütni. A clearvis.io előnye, hogy az eladó dönti el, hogy a nyugtát át akarja-e küldeni a pénztárgépre vagy sem, így a bonyolultabb ügyleteknél (pl. garanciális csere) is kényelmesen használható. Nem minden pénztárgép képes az adatkapcsolatra, így az összekapcsolás előtt érdemes tájékozódni.
A szoftverek többsége összekapcsolható számlázóprogrammal is, így a számla elkészítésekor nem kell átlépni a számlázóprogramba, egy felületen lehet dolgozni. Az adatokat elég egyszer rögzíteni, például ha egy egyéni vállalkozó számlát kér, akkor a neve és címe már valószínűleg megvan a rendszerben a látásvizsgálat miatt.
A clearvis.io megjegyzi a korábbi számlázási adatokat, és újrafelhasználásra elérhetővé teszi a következő eladáskor, így például rendszeres kontaktlencse vásárlónk egészségpénztári adatait (pl. tagi azonosító) nem szükséges minden alkalommal elkérni.
Kell az optikába egyáltalán pénztárgép?
Pénztárgép használata Magyarországon az optikákban nem kötelező, az online számlázás miatt a forgalmat ugyanúgy képes követni az adóhatóság. Számos olyan optika létezik, aki nem használ pénztárgépet, így megspórolva annak üzemeltetési költségeit. Egy szabályosan működő optikában a bizonylatok nagy része mindenképp számla kell legyen, hiszen szemüvegrendelés esetén az előlegről számlát kell kiállítani, és az előleget végszámlán érdemes jóváírni.
Ma már több számlázóprogram képes 80 mm-es hőpapírra (pénztárgép szalagra) nyomtatni a számlát, ami tizedére csökkenti a nyomtatáshoz kapcsolódó költségeinket. A clearvis.io előnye, hogy minden dokumentumot, így a számlát is képes emailben elküldeni az ügyfélnek, így a nyomtatási költséget akár teljes egészében megspórolhatjuk, és a környezetet is védhetjük.
A számlázás további előnye, hogy a visszáru kezelése lényegesen egyszerűbb. Amíg egy pénztárgépen egy visszáru adminisztrálása legalább 10 percet elvesz, addig egy számlához kapcsolódó visszavét vagy sztornó rögzítése pillanatok alatt elvégezhető.
A számlázás egyetlen hátránya, hogy akkor is számlát kell kiállítani amikor egyébként nem lenne szükséges: napszemüveg vagy szemüvegtok értékesítésekor is. Az üzletben emiatt ki kell függeszteni az ügyfelek tájékoztatására, hogy a vásárláshoz legyenek szívesek megadni nevüket és címüket.
Kockás füzet helyett
Az adóhatóságon kívül az optika tulajdonosával is el kell számolnunk az eladásokkal. Ezt sok helyen kockás füzetben teszik, minden értékesítés után írják, hogy milyen keretet, lencsét adtak el, annak mi volt az eladási ára. Ezt nap végén összegzik és ellenőrzik, hogy egyezik a kasszában található pénzzel.
Az összegzés időigényes, és elvégzése nem igényel szaktudást: egy olyan adminisztrációs teher, melyet a számítógép sokkal hatékonyabban tud elvégezni a már korábban egyébként is rögzített nyugták és számlák alapján. Érdemes tehát a kockás füzetet számítógépre vagy táblagépre cserélni, hogy nap végén korábban tudjunk hazaindulni.
