A digitalizáció megkönnyíti egy optika mindennapjait?

Cikksorozatunk az optikák digitalizációját segítő digitális praxismenedzsment szoftverekről fog szólni. Első cikkünkben bemutatjuk, hogy mi a célja és az előnye a digitális praxismenedzsmentnek, hogyan tudja az támogatni az optikák mindennapi feladatait, és hogyan érdemes kivitelezni az átállást papír alapú folyamatokról. A cikksorozat következő elemei egy-egy terület (pl. látásvizsgálat, megrendelés) digitalizációját mutatják majd be részleteiben.

Mi a célja és az előnye a digitális praxismenedzsmentnek?

1. Adminisztráció csökkentése

Az elsődleges cél átadni a számítógépnek az időrabló adminisztrációs feladatokat és az egyszerű, de elhibázható feladatokat (pl. dioptriaadatok másolása kartonról munkalapra, majd a lencserendelési rendszerbe). Az így felszabaduló időben többet tudunk foglalkozni a páciensekkel vagy nagy forgalmú időszakokban több pácienst tudunk kiszolgálni.

Az egyszerű feladatok számítógépre vagy táblagépre bízása a gyorsabb ügyintézés mellett azzal az előnnyel is jár, hogy minden adat egy helyen elérhető. Láthatóvá és pillanatok alatt kereshetővé válik, hogy ki, mikor volt vizsgálaton és milyen terméket rendelt.

2. Gördülékeny ügyfélkiszolgálás

Minden optika számára fontos, hogy vásárlói következő szemüvegüket is ugyanott vegyék meg, ehhez pedig kulcsfontosságú az ügyfélkiszolgálás minősége. Mai világunkban senki nem szeret várni, nem szereti fölöslegesen többször megadni ugyanazt az adatot magáról, és egyre kevesebben szeretünk papírokat tárolni. 

Ha visszaviszem a szemüvegemet egy szárcserére, akkor a digitalizált optikában a számítógépben megnézhető, hogy itt vettem-e a szemüveget és hogy mikor (hogy még garanciális-e vagy sem). Egy papír alapon működő optikában munkalapot fognak kérni tőlem, vagy jobb esetben egy másolatot fognak visszakeresni a papírok közül. Ha egy javításkor kellemetlen élményben van részünk, akkor a következő szemüveget valószínűleg nem ott vesszük majd meg.

A cikksorozat következő elemeiből látni fogjuk, hogy egy digitális praxismenedzsment rendszer számtalan módon segítheti az páciensek minőségi kiszolgálását (pl. számlaküldés emailben, utánkövetés, törzsvásárlói rendszer, összehasonlítható ajánlatok), de a rendszer kimutatásaiból saját magunk is készíthetünk analitikát, melyek alapján növelhetjük a kiszolgálás színvonalát.

3. EESZT adatszolgáltatás

A magyar egészségügyi felhő (EESZT) egyik legnagyobb előnye, hogy a páciensek elérhetik saját vizsgálati eredményeiket, nem kell papírt tárolni és hordozni. Jelenleg a szemész szakorvosok kötelesek az EESZT-be feltölteni ezen adatokat. A modern praxismenedzsment szoftverek képesek az ambuláns lapot és a recepteket is feltölteni a felhőbe, így az optikában/szemészeti praxisban elegendő egy szoftvert használni, mely egyaránt megfelel a medikai és látszerészeti szakmai szempontoknak is.

4. Környezetvédelem

Nem utolsó sorban, a digitális ügymenettel jelentősen csökken az optika papírhasználata, ami védi a környezetünket. Ráadásul még a papír dokumentumok tárolásával, rendszerezésével sem kell vesződni többet.

Hogyan csökkenti az adminisztrációs terheket egy szoftver?

Adminisztrációs teher alatt olyan ismétlődő feladatokat értünk, melyek hozzáadott értéke alacsony, végrehajtásához nem szükséges szakirányú végzettség. Az ilyen feladatok elvégzése során sem az ügyfél, sem a látásszakértő ideje nincs hatékonyan kihasználva. 

A papír-alapú optikákban ezek:

1. Törzsadatok másolása, újbóli bevitele: Egy pillanatra álljunk meg és számoljuk össze, hányszor írjuk le a vevő nevét egy rendelés során: időpontfoglalás, vizsgálati karton, adatkezelési hozzájárulás, munkalap, lencserendelés (garanciakártyához), számlázás (egészségpénztár esetén). És a telefonszámát? Címét? Számtalan fölöslegesen töltött másodperc, melyet már a legolcsóbb táblagép is egy szempillantás alatt elvégez.
2. Receptadatok másolása: a receptadatokat a vizsgálati kartonról lemásoljuk a munkalapra, onnan pedig a lencserendelő felületre (pl. sph, cyl, axis, pd). Óriási a felelősség, elhibázott másolás vagy nem jól olvashatóan leírt számok esetén tévesen készül el az akár több százezer forintos szemüveg.
3. Ajánlatkészítés ceruzával, számológéppel: az ajánlatkészítés során összeadjuk a keret árát az ajánlott lencsék papírkatalógusból kinézett árával (esetleg színezés és prizma felárával), majd azt csökkentjük az aktuális akció szabályai szerint. Digitális katalógusok használatával ezt a feladatot is egy-két másodperc alatt elvégzi egy táblagép vagy számítógép, és az ajánlatok digitális prezentálása, összehasonlítása segít a bizalom kiépítésében.
4. Vizsgálati karton visszakeresése: kontroll vizsgálat vagy garanciális igény esetén szükség lehet a karton kikeresésére, melyek tárolása a nagy tárhelyigény mellett adatvédelmi kérdéseket is felvetnek. A praxismenedzsment szoftverekben a vevő vizsgálatai (és teljes vevőtörténete) pár kattintással több szempont mentén is gyorsan visszakereshetők.
5. Forgalmi kockás füzet vezetése: számos optikában a munkatársak a napi forgalmat kockás füzetben vezetik, és a napvégi elszámoltatás, kasszaegyeztetés ez alapján történik meg. A füzetben semmi olyan adat nem szerepel, mely a nyugtán, számlán vagy a munkalapon rajta ne lenne, így azok újbóli rögzítése a kockás füzetben olyan feladat, amit egy kereskedelmi szoftver lényegesen magasabb hatékonysággal tud végezni.

Fontos, hogy a szoftver az adminisztrációs terheket veszi át az embertől, nem végez szakértői munkát, nem választ keretet, nem választ az igényeknek megfelelő lencsét, nem illeszt, nem mondja meg, hol legyen a fazetta. Csak az egyszerű, unalmas, de elrontható feladatokat adjuk át a gépnek, mint például a foropter mérési eredményeinek másolása szemüvegreceptbe, majd lencserendelésbe, vagy a centráló által mért illesztési adatok másolása a lencserendelésbe.

Mire érdemes figyelni egy szoftver bevezetésénél?

Magyarországon közel 180 magánoptikában történt bevezetés tapasztalatait összegezve a leggyakoribb buktatók lehetnek:

• Sorrend probléma: azokat a folyamatokat kell előbb digitalizálni, amelyekkel korábban találkozik az optikában az ügyfél. Például előbb a vizsgálati kartonokat kell elektronikusan rögzíteni egy informatikai rendszerben és csak utána érdemes a szemüvegrendelések rögzítését is digitalizálni. Ilyenkor a rendszer képes másolni a vizsgálati adatokat a munkalapra ezáltal csökkenteni az adminisztrációs terhet. Fordított esetben, ha kijön a vizsgálatról, akkor a papír kartonról be kell írni a számítógépbe az adatokat, ami lassítja a kiszolgálást. Nem ez a kulcsa a jó ügyfélélménynek.
• Több szoftver probléma: nem érdemes több szoftvert használni, nem érdemes úgy gondolkodni, hogy van egy jó készletkezelő programon, nekem csak munkalapíró és vizsgáló program kell. A több program eredménye többszörös adatrögzítés lehet, azaz a munka kiadása után a készletkezelő programban még az eladott termék készletét le kell csökkenteni, holott ezt egy iparági program automatikusan megoldja.
• Digitális eszközök hiánya: több eladótér vagy vizsgáló úgy van kialakítva, hogy egy laptop vagy számítógép nem fér el, esetleg nem esztétikus. A mai modern praxismenedzsment rendszerek azonban működnek táblagépen is, melyek előnye a mobilitás: oda is lehet vinni az ügyfélnek, hogy az ajánlatokat bemutassuk rajta.
• Munkatársak digitalizációs ellenérzései: többen vannak, akiknek ellenérzései vannak a változásokkal szemben, különösen a műszaki újdonságokkal szemben. Ezt a frusztrációt empátiával kell kezelni és asszisztenciával vagy egyéb módokon kell oldani, de a rendszert kivétel nélkül a teljes csapatnak használnia kell, mert egyébként az első pontban tárgyalt sorrendben problémát okozhat a renitens munkatárs. Sokszor tapasztaltuk már személyesen is, hogy egy kezdeti ellenérzés a rendszerünk megismerése után átfordult és a munkatárs a lehetőségek tárházát látta meg a szoftverben.

A bevezetés sikerességéhez szükség van a szoftver gyártójára/forgalmazójára is. A bevezetés első napjaiban, heteiben kiemelt figyelmet kell fordítani az üzlet kérdéseire, az esetleges elakadásokat gyorsan kell orvosolni. Ellenkező esetben könnyen visszatérünk a régi módszerre, mely sem az optikának, sem a szoftvergyártónak nem kedvező.

Korábbi rendszerről való átállás esetén fontos kérdés az adatok migrációja. Fontos tudni, hogy a GDPR rendelet megjelenése óta a gyártók kötelesek az optikák által rögzített adatokat a szerződés megszűnésekor olyan formátumban átadni, melyet egy másik szolgáltató fel tud használni.

A Clearvis.io

A Clearvis.io optikák részére készült praxismenedzsment megoldásunk, ami tartalmaz medikai, kereskedelmi és CRM funkciókat is. A cikk írásának pillanatában 395 üzletben használják a szoftverünket Közép-Kelet Európában. A legtöbb ügyféllel Magyarországon büszkélkedhetünk, de Szlovákiában, Csehországban és Romániában is használják a termékünket. 

További információ és ingyenes próba: https://clearvis.io/